Com o objetivo de melhorar a gestão dos setores de Compras, Contratos, Engenharia e Finanças do IF-SC, a Pró-Reitoria de Administração (PRA) está elaborando, em parceria com as áreas envolvidas de Administração e Materiais dos campi, três planos diretores a serem implantados na instituição. São os planos diretores de Licitações, Obras e Engenharia e Orçamento, que tornam mais ágeis e transparentes as atividades relacionadas a cada um desses planos. As bases dos três planos diretores foram apresentadas e discutidas pelos representantes das áreas de Administração e Materiais dos campi numa reunião realizada em Florianópolis na última terça-feira, dia 3.

Segundo a pró-reitora de Administração, Elisa Flemming Luz, os planos diretores estabelecem critérios e procedimentos claros que facilitam a gestão de áreas que são estratégicas para a instituição. “Com o crescimento do IF-SC não é mais possível que esses critérios e procedimentos fiquem apenas na cabeça das pessoas. Ao passarmos para o papel, damos mais clareza a eles e podemos construir em conjunto uma nova forma de gerir toda a complexidade que se tornou o IF-SC”, explica.

Para a pró-reitora, a atuação em rede e a ênfase no planejamento são dois dos principais diferenciais que estes planos diretores devem trazer para o IF-SC na medida em que venham a ser implantados. “Algumas das propostas previstas nesses planos já começaram a ser implantadas e, em breve, esperamos que todos na instituição percebam as melhorias na prática”, destaca.

Conheça abaixo mais detalhes sobre cada um dos três planos diretores:

Plano Diretor I: Licitações

A proposta deste plano diretor é melhorar os processos de licitação praticados pelo IF-SC, criando novos fluxos, cronogramas e responsabilidades e garantindo a efetiva fiscalização dos contratos. Para isso, as ações deste plano procuram diminuir a elevada interdependência existente hoje entre os campi durante o processo licitatório e, com isso, ganhar agilidade e diminuir os gastos com as compras realizadas pela instituição.

Hoje cada campus é responsável pelo complexo processo de compra de determinados itens, os quais podem ser utilizados tanto pelo campus que coordena o processo quanto por todos os demais campi e pela reitoria. “O problema no modelo atual é que, mesmo que haja uma descentralização, ainda há uma interdependência muito forte dos campi em todas as etapas do processo licitatório. Ou seja, ‘todos dependem de todos’ durante as diversas etapas da compra”, explica Elisa.

A necessidade de rever este processo aumentou na mesma proporção em que cresceram o volume e a variedade das compras institucionais. Atualmente o IF-SC adquire cerca de oito mil tipos de itens a cada ano. Como cada item necessita de três orçamentos para que seja montado o seu processo de compra, são realizados aproximadamente 24 mil orçamentos por ano pelas áreas de Compras na reitoria e nos campi.

A mudança proposta no plano diretor prevê que cada campus assuma o processo de compra do início ao fim, coordenando a aquisição do item de acordo com a demanda de todos os campi mas sem depender da participação direta dos demais campi ao longo de todo o processo. “Como consequência, esperamos que o processo se torne mais rápido, mantendo a qualidade das aquisições realizadas em todo o Instituto”, destaca.

Outra medida prevista para a área é a definição de que os processos de compra devem estar prontos quatro meses antes do vencimento das respectivas atas de compra. “Assim queremos nos prevenir contra situações já vivenciadas na instituição, nas quais não é possível adquirir um determinado item porque a ata correspondente já venceu e ainda não há uma nova licitação concluída que viabilize a compra”, conta a pró-reitora.

Ao evitar que a instituição fique inviabilizada de fazer suas compras devido à ausência de atas vigentes, a Pró-Reitoria de Administração também espera gerar economia de recursos. “Há situações em que, quando percebemos que iremos ficar sem uma ata, acabamos empenhando os recursos que ainda temos disponíveis na ata que vai vencer. Mas pode ser que essa pressa provoque algum erro de estimativa e sejam empenhados itens além dos necessários, gerando desperdício”, diz.

Plano Diretor II: Obras e Engenharia

Define critérios objetivos para priorizar as cerca de 70 obras e serviços de engenharia já solicitados ao Departamento de Obras e de Engenharia do IF-SC e que precisam ser realizadas nos próximos anos. Entre essas obras estão desde a construção de novos blocos nos campi até reformas de menor complexidade.

Segundo a chefe do Departamento de Obras e Engenharia, Giseli Martins, a criação desta “fila” com base em critérios acordados entre a reitoria e os campi permitirá que todos os campi sejam atendidos de forma isenta. Além disso, mesmo com a “fila” ainda haverá espaço para eventuais emergências. “Se um prédio for destelhado por um vendaval, por exemplo, a reforma do telhado entrará na frente das obras menos urgentes”, afirma.

Entre os critérios utilizados para priorizar as demandas deste Plano Diretor estão o número de alunos atendidos pela obra, a existência de recursos já disponíveis, condições de funcionamento, irregularidades legais, segurança, entre outros. “Os critérios e o ‘peso’ de cada critério na formação de uma nota final para cada solicitação na área de engenharia ainda será finalizada pela pró-reitora e pelos diretores dos campi”, diz Giseli.

A lista das obras que compõem a “fila”, bem como sua posição na “fila” e o estágio em que está cada solicitação serão disponibilizados na intranet para consulta de todos os servidores a partir da próxima semana.

Plano Diretor III: Orçamento

O terceiro plano diretor cria unidades de gestão para cada campus e pró-reitoria, obrigando essas novas unidades a fazerem o controle orçamentário próprio. Com isso, a PRA espera proporcionar o efetivo controle orçamentário dos recursos da instituição.

A implantação dessas unidades de gestão faz com que cada campus ou pró-reitoria passe a ter uma espécie de “conta corrente própria”, na qual ficam reservados os recursos que estão disponíveis para cada uma das unidades. “Hoje funciona como se todos tivessem acesso a uma conta corrente única, dificultando o acompanhamento dos gastos e a própria distribuição dos recursos”, destaca a pró-reitora de Administração.

Além disso, também se pretende descentralizar a execução orçamentária dos campi. “Antes toda a execução orçamentária era feita no Departamento de Orçamento e Finanças (DOF), na reitoria. Nossa ideia é que essa centralização diminua, capacitando servidores dos campi para também exercerem esse papel e, assim, dar mais rapidez ao processo”, detalha Elisa.

Dos três planos diretores, o de Controle Orçamentário é o que está mais adiantado. Já está sendo realizado um projeto piloto de descentralização da execução orçamentária nos campi Florianópolis e Florianópolis-Continente, nos quais um servidor foi capacitado para assumir o papel antes exclusivo do DOF. “No final do processo ainda é preciso pegar a assinatura minha ou da Maria Clara, que somos as responsáveis financeiramente pela instituição, mas só o fato do processo não entrar na ‘fila’ dos empenhos da DOF já garante mais autonomia e velocidade, que são nossos objetivos”, diz. “Vamos fazer o teste nesses dois campi durante um mês e, se der tudo certo, capacitaremos servidores de outros campi para beneficiar mais campi”, completa a pró-reitora.

De acordo com o diretor de Administração, Érico Madruga, os três planos diretores em elaboração fazem parte do Plano de Gestão da reitora Maria Clara Kaschny Schneider e sua equipe para a área de Administração. “São planos voltados à melhoria da estrutura física e, principalmente, à busca pela excelência da ensino e melhores condições a nossos alunos e servidores. Junto com o Plano Diretor de TI, os três planos contemplam a proposta de uma gestão baseada em critérios objetivos, transparência e indicadores”, diz o diretor.