Qual a melhor forma de se comunicar com os públicos de interesse? Como alinhar os processos de comunicação num instituição descentralizada e em expansão? De que maneira atender melhor as demandas de comunicação internas e externas? A comunicação está presente no dia a dia de todos, mas ainda assim apresenta desafios que precisam ser superados para que melhores resultados sejam alcançados. Foi pensando nisso que a gestão do Instituto Federal de Santa Catarina (IFSC) decidiu investir na área e iniciar um processo de elaboração de uma Política de Comunicação para a instituição, como um dos macroprojetos do planejamento institucional. A previsão é que até o final deste ano as diretrizes já estejam estabelecidas.

Para conduzir o trabalho, foi contratado um consultor externo, doutor em comunicação, e com experiência no assunto: o professor Wilson da Costa Bueno. Além disso, uma comissão composta por servidores do IFSC envolvidos com a área de Comunicação foi nomeada por portaria e irá auxiliar o consultor nos trabalhos.

O consultor explica que, simplificadamente, uma política de comunicação pode ser conceituada como um processo articulado de definição de valores, objetivos, diretrizes, nomas e estruturas. “A finalidade é orientar o desenvolvimento de ações, estratégias e produtos de comunicação tendo em vista o relacionamento da instituição com os diversos públicos de interesse”, afirma Bueno.

Como vai funcionar

A elaboração da política de comunicação não é um processo fácil. “Será trabalhoso, levará um tempo até todos incorporarem a prática no seu dia a dia, mas temos certeza de que valerá a pena”, destaca a reitora do IFSC, Maria Clara Kaschny Schneider. A dirigente está confiante no processo que deve ser pioneiro na Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica. “Não temos conhecimento de nenhum outro instituto que tenha uma política estabelecida e elaborada de maneira coletiva como estamos propondo, então o nosso trabalho pode servir depois de modelo para a Rede”, ressalta.

A primeira reunião com o consultor foi realizada em dezembro do ano passado com a presença da equipe da Diretoria de Comunicação do IFSC. No encontro, o profissional trouxe conceitos de política de comunicação e explicou os desafios do trabalho. O lançamento oficial do processo de elaboração da política do IFSC será feito em 13 de março durante um seminário sobre o assunto que será realizado em Florianópolis.

Construção coletiva

A diretora de Comunicação do IFSC, Waléria Külkamp Haeming, explica que nem todos os servidores poderão participar das reuniões e dos seminários presencialmente, mas que, mesmo assim, a proposta é que a participação seja geral. “Como não é possível que todos participem dos encontros, teremos um ambiente virtual em que os servidores poderão dar a sua opinião e fazer considerações”, conta.

A intenção é que nesse espaço seja compartilhado o andamento do processo para que haja a colaboração de todos. “Para uma política de comunicação ser legítima, ela não pode ser feita apenas por um grupo de pessoas, mas deve representar toda a instituição. Por isso, temos uma preocupação muito grande de que a construção desse documento seja efetivamente feita de forma coletiva e esperamos que todos os servidores colaborem”, enfatiza Waléria.

A elaboração da Política de Comunicação do IFSC terá duas etapas. Até o final deste ano, será construído um documento com as diretrizes da área para todo o Instituto. Mas esse é apenas o começo. Depois do documento pronto, será preciso internalizar as ações propostas e isso deve levar pelo menos mais um ano. “Na verdade, a implantação da política é um processo permanente, até porque periodicamente a política deve ser atualizada e novamente internalizada”, explica o consultor.

Resultados

Para Maria Clara, o sucesso da Política de Comunicação não depende apenas do trabalho do consultor ou da comissão. “Para que tenhamos melhores resultados, é preciso comprometimento de todos os servidores no processo de construção, em entender as diretrizes e, posteriormente, incorporar as práticas no seu dia a dia”, ressalta. Entre os benefícios que uma política de comunicação pode gerar, estão a promoção da comunicação interna, a implementação da cultura de comunicação entre os colaboradores e uma melhora da imagem perante os públicos de interesse da instituição.