Servidores das pró-reitorias de Desenvolvimento Institucional, Extensão e Relações Externas, Ensino, Administração e do Câmpus Florianópolis participaram na última quinta-feira (8 de março) de visita técnica à Universidade do Sul de Santa Catarina (Unisul) para conhecer o sistema de gestão de documentos daquela instituição. No final de 2012, o grupo também conheceu o funcionamento do sistema da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). O objetivo das visitas foi conhecer a experiência das duas universidades para avançar na construção da política institucional que possibilite o gerenciamento físico e eletrônico da documentação produzida no IFSC.

A implantação do Projeto de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) integra o Macroprojeto 05 – Gestão Estratégica do Planejamento Institucional e é coordenado pela Diretoria de Gestão do Conhecimento. De acordo com a diretora da área, Silvana Ferreira Pinheiro e Silva, para a definição do modelo de GED é necessário considerar a legislação em vigor e também a peculiaridade da distribuição geográfica do IFSC.

“Hoje temos uma infinidade de documentos impressos e digitais sendo produzidos, recebidos, emitidos, acumulados e arquivados nos vários setores dos câmpus e Reitoria, onde são registrados e intercambiados dados e informações necessários ao desempenho das atividades”, analisa Silvana. “Se pensarmos no Câmpus Florianópolis, por exemplo, temos documentos centenários de alunos, acervo este que requer um tratamento diferenciado. Essa massa documental forma a história do Instituto, mas ao mesmo tempo congestiona os armários e ambientes dos setores, tornando difícil o acesso às informações e colocando em risco a integridade física desse importante acervo”, complementa.

Uma vez implementado, o gerenciamento eletrônico de documentos vai possibilitar a automatização de várias atividades administrativas e pedagógicas. Na Unisul, os servidores do IFSC observaram que os alunos conseguem acessar suas avaliações finais corrigidas, em formato digital. Está em implantação também, na universidade, um novo sistema que possibilita a correção eletrônica das avaliações, pelos professores. “Tudo isso contribui para a diminuição do consumo de papel e do espaço físico de armazenamento”, observa Silvana.