O IFSC usa desde fevereiro um sistema que agiliza o processo de compras de materiais permanentes e de consumo em geral. O Banco de Preços é um site que reúne informações sobre compras públicas de todo o País e que pode ser usado na obtenção do preço médio para processos licitatórios.

A expectativa é de que o tempo para execução dos processos de compras do IFSC – que hoje podem pode levar até 90 dias – caia pela metade, de acordo com o chefe do Departamento de Compras, José Carlos de Mattos. “A fase da orçamentação [busca por três orçamentos no mercado para formação do preço médio] é a mais demorada de todas. Essa ferramenta vai trazer muita agilidade”, diz José Carlos.

Em geral, as empresas demoram a responder os pedidos de orçamento por não ter pessoal para isso – as listas podem ter dezenas de itens – ou por falta de interesse, pois sabem que não poderão vender diretamente ao Instituto Federal, tendo antes que ganhar o processo licitatório. É comum também, ao saberem que o orçamento é para uma instituição pública, colocarem preço acima do praticado no mercado, segundo o chefe do Departamento de Compras.

Com o Banco do Preços, o servidor do IFSC pode montar o preço médio para a licitação em poucos minutos. Basta procurar compras de itens com as mesmas especificações e utilizar os preços praticados pelos órgãos que os compraram para compor os três orçamentos. “O tempo ganho nessa parte do processo é muito grande”, afirma José Carlos.

Nesse caso, é importante lembrar que a ferramenta traz os preços finais dos certames e, por isso, são preços geralmente já baixos. O servidor deve ter noção dos valores praticados no mercado para não escolher três preços muito abaixo deles, pois pode até inviabilizar a licitação – pode não haver empresas dispostas a vender pelo baixo preço médio que esse cálculo vai gerar.

“Não adianta termos um processo ágil e bem feito se não conseguirmos comprar”, destaca o chefe do Departamento de Compras. Além disso, o servidor deve ficar atento às especificações dos itens e escolher para consulta compras realizadas por instituições prioritariamente da região Sul, ou, no máximo, Sudeste. O objetivo é que encontre preços mais próximos da realidade de Santa Catarina.

A ferramenta foi desenvolvida por uma empresa privada, e a licença de uso obtida pelo Instituto Federal é válida por um ano. Os servidores que trabalham com compras nos câmpus e na Reitoria receberam logins e senhas para utilizar o Banco de Preços. José Carlos de Mattos apresentou a ferramenta no Seminário de Licitações, Contratos e Convênios, realizado entre 14 e 15 de março.

O IFSC possui atualmente cerca de 8 mil itens cadastrados para compra, entre materiais permanentes e de consumo em geral. Em 2012, foram realizados 140 pregões pelo Instituto Federal.