A Diretoria de Tecnologias da Informação e da Comunicação do IFSC (DTIC), vinculada à Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional, implantou na última semana a ferramenta Zimbra, um software livre que funciona como suíte de colaboração com várias funcionalidades – entre elas, a de webmail. Com a instalação do Zimbra, o antigo webmail institucional não será mais usado. O Zimbra pode ser acessado no endereço http://webmail.ifsc.edu.br.

A migração e sincronização das quase 9 mil contas existentes na instituição (4 mil de usuários individuais mais 5 mil vinculadas às 500 listas de discussão) para o Zimbra terminou na sexta, dia 9. O analista de tecnologia da informação Luiz Fernando Ramos Costa, da Coordenadoria de Serviços e Sistemas de Rede da DTIC, conta que nenhuma mensagem perdeu-se nesse processo e que poucos usuários receberam mensagens duplicadas.  O controle de spams (mensagens não solicitadas, que geralmente são enviados para um grande número de pessoas) ficou mais difícil no período da migração e, portanto, algumas contas receberam mensagens desse tipo.

A orientação é para que os servidores jamais forneçam senhas solicitadas por mensagens enviadas ao e-mail institucional – o IFSC, seja por meio da DTIC ou das coordenadorias dos câmpus (CTICs), jamais pede senhas por e-mail – e marquem as mensagens suspeitas como spam. Elas são, então, removidas da caixa de entrada do webmail e o sistema passa a interpretar mensagens com o mesmo conteúdo e enviadas pelo mesmo endereço de e-mail como maliciosas, classificando-as automaticamente como spam. As mensagens marcadas como spam são apagadas pelo Zimbra depois de 30 dias.

O lançamento do Zimbra estava previsto para 18 de agosto, mas foi antecipado para a última semana por causa de problemas físicos e lógicos ocorridos no servidor de e-mail do IFSC. Em caso de problemas relacionados uso da nova ferramenta, o servidor deve entrar em contato com a DTIC pelo e-mail suporte.reitoria@ifsc.edu.br.

Mais que um webmail

O Zimbra possui várias funções além do webmail. Pode-se criar agenda, catálogo de contatos, lista de tarefas (que pode ser compartilhada com colegas) e compartilhar arquivos por meio da função “porta-arquivos”, que funciona como o Dropbox, por exemplo – o usuário pode fazer o upload de arquivos cujo acesso é aberto a outros usuários.

A cota de uso da função webmail agora é de 2GB por conta, com limite de 10MB para o tamanho de arquivos anexados em cada mensagem. Como webmail, o Zimbra permite encontrar endereços de e-mail do IFSC com facilidade. Se o usuário digitar “Ana”, por exemplo, no campo onde vai preencher o e-mail para o qual quer enviar a mensagem, todas as opções de e-mail de servidoras chamadas Ana aparecem para o usuário escolher. A indexação das mensagens também permite encontrar com facilidade mensagens antigas com a ferramenta de busca.

Como usar

A DTIC disponibilizou em seu site um guia de uso do Zimbra em todas suas funções e um manual para uso da função webmail.