Com o objetivo de dar mais agilidade à comunicação interna no IFSC e padronizar a documentação nos câmpus e na reitoria, começa a funcionar, no dia 2 de janeiro de 2014, a funcionalidade de “Memorandos” do Sistema Integrado de Gestão (SIG). A funcionalidade permitirá o envio imediato de memorandos entre as Unidades Organizacionais (UORG) da instituição, além de representar o início da implantação do novo módulo de “Protocolo” do SIG, que contará, quando concluída, com as funções de “Memorando”, “Documento” e “Processo”. A partir desta data, todos os memorandos deverão ser criados por meio do SIG.

Segundo o coordenador técnico de implantação do Sistema Integrado de Gestão, Jaime Miranda Junior, a nova funcionalidade estará disponível para todos os servidores do IFSC. “No entanto, se o elaborador do memorando não for o titular de nenhuma UORG, o memorando criado por ele dependerá da aprovação da chefia imediata do servidor ou daquele que ele designar como autenticador”, destaca.

A agilidade na comunicação interna poderá ser percebida, principalmente, na troca de documentos entre os câmpus. “Por exemplo, se o Câmpus São Miguel do Oeste desejasse enviar um memorando à reitoria e ter certeza do recebimento, ele teria que imprimir duas vias, colocar no malote e aguardar que a segunda via do memorando fosse assinada e voltasse, também por malote, para o câmpus. Com o SIG, o memorando será criado pelo servidor no câmpus e aparecerá automaticamente para o destinatário, sendo que a confirmação do recebimento ocorre no momento da leitura do memorando”, explica o coordenador.

Para familiarizar os servidores com o novo sistema, a Coordenadoria Técnica de Implantação do SIG realizou, em parceria com o Gabinete da reitoria, capacitações online com as pessoas responsáveis, em seus setores, pela emissão de memorandos. Os treinamentos ocorreram por meio de webconferência e foram realizados nos dias 19 e 20 de dezembro.

Segundo a servidora Morgana Machado Jorge, do Gabinete do IFSC, outra importante característica do processo de implantação da funcionalidade de “Memorandos” será a criação de uma cultura de acesso ao SIG e, consequentemente, uma familiarização com o sistema. “Para ter conhecimento dos memorandos endereçados ao servidor, ele deverá acessar o Sistema ”, espera.

Para ter acesso aos manuais elaborados pela Diretoria de Tecnologias da Informação e da Comunicação (DTIC) sobre a utilização do SIG, clique aqui. As demais funcionalidade do módulo de “Protocolo” do SIG deverão ser implementadas até o final do primeiro trimestre de 2014.

Todos os servidores que tiverem dúvida sobre a utilização da função de “Memorandos” do SIG podem encaminhar suas questões para o endereço suporte.reitoria@ifsc.edu.br.