No dia 11 de março, servidores da Diretoria de Gestão do Conhecimento (DGC) e da Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (DTIC) visitaram a Universidade Estadual de Campinas (Unicamp) para conhecer o processo de instalação e funcionamento do Sistema de Arquivos (Siarq). O sistema foi criado pela própria Unicamp em 1989, com o objetivo de tratar os documentos arquivísticos.

O Arquivo Central da Unicamp, que coordena o sistema, envolve uma rede de mais de 600 pessoas, compreendendo 180 protocolos para registro de documentos, 50 arquivos setoriais de documentos correntes e 27 comissões setoriais destinadas a elaborar instruções técnicas e subsidiar a implementação de políticas de arquivo.

A Unicamp tornou-se referência por investir na gestão documental desde 1983. Nos últimos dois anos, vem desenvolvendo a solução Sistema Informatizado de Gestão de Documentos Arquivísticos (Sigad), seguindo o modelo de requisitos elaborado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Esse sistema encontra-se em fase de testes. A previsão é que a implantação do primeiro módulo seja iniciada em junho.

A arquivista Neire do Rossio Martins, coordenadora do Arquivo Central, que participou de todo o processo, recepcionou o grupo de servidores do IFSC para conhecer o Sigad; as atividades relacionadas ao Sistema de protocolo e Arquivo, implantado em 1993; o Sistema de Gestão Arquivística (sigadinho), usado desde 2008 e que será migrado para o novo sistema; a gestão documental; a higienização e a digitalização de documentos; e as áreas dos depósitos. Além disso, foram apresentadas as plantas das novas instalações que estão sendo construídas, exclusivamente, para o uso do Siarq.

Segundo a arquivista do IFSC, Sandra Messa da Silva, conta que a visita técnica foi fundamental. “Isso nos permitiu conhecer a realidade do Siarq, as dificuldades e percalços ocorridos em sua trajetória para a consecução do Sistema, servindo de subsídio para a implantação de sistemas similares no IFSC. Além disso, nos proporcionou uma aproximação entre as instituições, com vistas a troca de experiências e de informações”, conta.