Em uma instituição grande como se tornou o IFSC e com o número cada vez maior de servidores, organizar a comunicação é fundamental para que os canais de relacionamento institucionais sejam potencializados e as pessoas ficarem bem informadas. A partir desse entendimento motivado pela Política de Comunicação do IFSC, a Diretoria de Comunicação (Dircom) – em parceria com a Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (DTIC) e o Gabinete da Reitoria – criou uma instrução normativa para o estabelecimento de critérios para o uso das listas de e-mails institucionais.

Conforme estabelece a IN 03/2014, publicada nesta semana, qualquer servidor pode solicitar a criação de uma lista de email (grupo), desde que haja um motivo institucional que justifique. A criação deverá ser solicitada à DTIC pelo e-mail suporte.reitoria@ifsc.edu.br. No pedido, deve-se informar: nome desejado para lista; endereços de e-mail das pessoas que farão parte dessa; se terá prazo indeterminado ou a data em que a lista poderá ser excluída.

Todas as listas do IFSC são de responsabilidade de seus administradores e devem ser utilizadas como canal de relacionamento entre os servidores que delas fazem parte para fins institucionais. Caso a lista deixe de ser utilizada por um período superior a um ano, seu administrador será consultado e a lista excluída.

Outra grande mudança que a IN traz é a moderação da lista todos@ifsc.edu.br. Até o momento, não havia critérios claros sobre quem podia enviar email a essa lista e que tipo de assuntos podiam ser enviados. A nova IN estabelece que os e-mails destinados a essa lista devem ter relação com o objetivo da lista e serem de cunho institucional e não pessoal ou promocional.

A moderação dessa lista – bem como da todos.docente@, todos.tae@ e todos.reitoria@ – será de responsabilidade da Dircom. No entanto, em situações específicas explicitadas na IN, a reitora, o Gabinete da Reitora, a DTIC ou a Coordenadoria de Jornalismo poderão mandar email diretamente para as listas sem moderação. As listas dos câmpus passam a ser oficialmente de responsabilidade da direção geral e do setor de comunicação do câmpus, que poderão delegar a moderação dessas listas para outros usuários, ou mesmo indicar que os e-mails poderão ser entregues sem qualquer tipo de moderação.

Critérios

Conforme a IN, os critérios para envio de mensagens às listas de e-mails todos@, todos.docente@ e todos.tae@ são a abrangência da mensagem e sua pertinência. Servidores que desejem enviar mensagens para alguma dessas listas deverão encaminhar email para a lista desejada (todos@, todos.docente@ ou todos.tae@) com as seguintes informações: assunto, conteúdo, nome do responsável, dados para contato com o nome do setor, o e-mail e o telefone.

A mensagem será analisada pela Dircom que encaminhará o email ou não, de acordo com os critérios. “Em caso negativo, o servidor receberá uma justificativa, uma vez que, dependendo do assunto a ser divulgado, ele pode ser tratado em outros canais institucionais como a intranet e o Link Digital”, explica a diretora de comunicação do IFSC, Waléria Külkamp Haeming. Caso os câmpus optem pela moderação de mensagens, os critérios a serem seguidos devem ser os mesmos.

Waléria também destaca que o objetivo da IN não é impedir a comunicação entre os servidores, mas sim potencializá-la. “Queremos evitar o excesso de e-mails na caixa de todos os servidores sem o devido cuidado com o interesse da mensagem que deve, necessariamente, ser relevante para o servidor daquele câmpus ou da Reitoria”, explica.

Para que os servidores do IFSC tenham mais clareza sobre o melhor uso dos canais de relacionamento institucionais – incluindo as listas de emails -, a Dircom está construindo o Manual de Canais de Relacionamento, proposto pela Política de Comunicação, que aprofundará ainda mais as questões abordadas nessa IN. “Os servidores precisam entender que as boas práticas no uso dos canais de comunicação só ajudam no trabalho de todos e beneficiam a instituição”, ressalta Waléria.

Acesse aqui a instrução normativa na íntegra e confira as orientações detalhadas para uso das listas institucionais.