Você já pensou em quantos canais de relacionamento o IFSC possui para interagir com seus públicos? Considere os canais como os veículos formais produzidos e mantidos pela instituição como sites, blogs, informativos e até perfis e páginas nas mídias sociais. Mas de nada adianta ter um canal se ele não é efetivo, ou seja, se ele não atinge seu objetivo de fazer uma comunicação correta por meio de informações atualizadas e de uma linguagem visual adequada. Pensando nisso e buscando implementar as diretrizes da Política de Comunicação do IFSC, lançada em 2013, a Diretoria de Comunicação (Dircom) inicia, a partir de agora, um processo para organizar os canais de relacionamento institucionais.

A primeira orientação é que toda proposta de novo canal institucional seja solicitada por meio de um formulário on-line disponível no Sistema de Chamados do IFSC (clique aqui). Entre com o login e senha da intranet, selecione Reitoria -> Diretoria de Comunicação -> Comunicação e no serviço selecione Criação de Canal de Comunicação. No pedido, os servidores devem que indicar o nome do canal, público ao qual se destina, seu objetivo, o tipo de canal, os responsáveis pela atualização, entre outras informações. É indicado que, antes de preencher o formulário, a área de comunicação do câmpus ou da Reitoria seja consultada pelo servidor.

Com base nos dados, a equipe da Dircom – composta por profissionais com formação técnica na área de comunicação – irá analisar se não há nenhum canal existente que já atenda a necessidade ou se a proposta precisa de alguma adequação para ser mais efetiva e poder ser criada. “A nossa intenção não é impedir a criação de novos canais, mas sim organizar para que não haja uma multiplicidade de canais semelhantes e para que os que forem criados sejam de fato necessários e sigam um padrão institucional por serem um canal oficial”, explica a diretora de comunicação do IFSC, Waléria Külkamp Haeming.

Conforme explicita a Política de Comunicação no capítulo 5 – que trata exclusivamente desse tema -, os canais de relacionamento do IFSC devem ter propostas visual e editoral claramente identificadas, além de incorporar conteúdos ou informações comprometidos com os objetivos institucionais, terem públicos de interesse claros e áreas ou setores responsáveis pela sua gestão. “Percebemos que, com a expansão do IFSC, o número de canais criados pelos câmpus e pela Reitoria cresceu na mesma proporção, sem muito critério, de maneira até prejudicial à imagem institucional, já que temos diversos canais existentes sem um padrão visual, com erros gramaticais ou que não são atualizados há muito tempo”, conta Waléria.

Inventário de canais

As mídias sociais, como o Facebook, também são canais de relacionamento.

Enquanto busca evitar a proliferação de canais que não respeitem a padrões técnicos e de qualidade por meio do formulário de criação de novos canais, a Dircom também está fazendo um levantamento para identificar os canais de relacionamento já existentes. “Como não temos noção de quantos e quais canais estão ativos, já que muitos foram criados por câmpus, setores ou até por iniciativas isoladas de servidores, estamos fazendo esse mapeamento para nos permitir uma análise mais aprofundada”, informa a diretora de comunicação.

A partir dos canais identificados, a Dircom pretende verificar quais atendem as diretrizes indicadas na Política de Comunicação e por isso podem ser mantidos e quais necessitam de alguma adequação. “Não iremos excluir nenhum canal sem buscar uma adequação junto ao setor responsável por ele, mas é importante que todos os servidores tenham a consciência da necessidade de que o canal tenha uma cara institucional tanto em relação ao formato quanto ao conteúdo a fim de que não haja um prejuízo à imagem do nosso Instituto”, destaca Waléria.

Para entender melhor

Como forma de deixar mais claro para os servidores os critérios que um canal de relacionamento deve seguir para ser considerado efetivo e institucional, a Dircom está elaborando um Manual de Canais de Relacionamento que poderá ser consultado sempre que houver dúvidas nesse sentido. Esse documento será lançado nos próximos meses. Além disso,  as principais orientações serão explicitadas em uma instrução normativa que deve ser publicada pelo Gabinete da Reitoria com o objetivo de esclarecer todos esses procedimentos.

Se você é responsável por um canal de relacionamento institucional ou está pensando em solicitar a criação de um, veja as dicas da Dircom sobre o que um canal deve ter:

– Público estratégico definido
– Objetivo claro, de cunho institucional e não pessoal
– Linha editorial definida (tipo de informações/conteúdo que serão publicados no canal)
– Contribuir para o fortalecimento da imagem do IFSC
– Periodicidade definida
– Um setor e servidor que serão responsáveis pelo canal de relacionamento
– Avaliação permanente a fim de averiguar a efetividade do canal
– Não se sobrepor a algum canal já existente, salvo justificativa de maior efetividade da proposta solicitada
– Seguir a identidade visual do IFSC

Como proceder agora

– Se você ainda não leu, acesse a Política de Comunicação do IFSC (clique aqui) e conheça, nesse caso específico, o capítulo 5 que trata dos Canais de relacionamento do IFSC;
– Sempre que tiver uma ideia de um novo canal de relacionamento para o IFSC , abra um chamado para a Diretoria de Comunicação após consultar o setor de comunicação do seu câmpus ou da Reitoria: clique aqui;
– Se você é responsável por algum canal institucional já existente (seja um site, blog, perfil ou página no Facebook, informativo, etc), envie os dados e o link (quando for caso) do canal para o email comunicacao@ifsc.edu.br para que seja incluído no inventário de canais existentes.

Em caso de dúvidas, entre em contato com a Diretoria de Comunicação do IFSC pelo email dir.com@ifsc.edu.br.

Atualizada em 09.04.15