Considerando a Política de Comunicação e a necessidade de potencializar os canais de comunicação existentes por meio da qualificação da informação, o IFSC publicou uma instrução normativa que estabelece critérios para o envio de mensagens às listas de e-mails institucionais. O objetivo é evitar excessos desnecessários nas caixas de entradas dos endereços eletrônicos de todos os servidores.

Conforme a IN 03/2014/ GABINETE DA REITORA, as listas de e-mails institucionais podem ser criadas a pedido de qualquer servidor do IFSC. Para isso, é preciso que haja uma solicitação formal devidamente instruída com as razões e fundamentos institucionais que justifiquem a criação do grupo.

Os assuntos a serem tratados nas listas de e-mails institucionais devem estar relacionados aos temas relevantes do cotidiano da instituição. A IN esclarece que os e-mails destinados a essas listas devem ter relação com o objetivo da lista, sem caráter pessoal ou promocional, respeitando sempre a ética profissional.

Com a publicação da IN, a listas “todos@”, “todos.docente@” e “todos.tae@” passam a ser moderadas pela Diretoria de Comunicação (Dircom). Os critérios para envio de mensagens às listas são “Abrangência” e “Pertinência”, onde deve ser observado que a mensagem seja do interesse da maioria dos membros da lista e trate de assuntos relativos a processos e eventos do IFSC. As mensagens enviadas para essas três listas não permitirão réplicas ou respostas, cabendo aos interessados na discussão tratarem do assunto diretamente com o(s) responsável(is) pela questão, com a troca direta de mensagem por meio do e-mail institucional de cada servidor/setor.

Os e-mails de quem estiver no cargo de reitor, do Gabinete da Reitoria, da Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (DTIC) e da Coordenadoria de Jornalismo para todas as listas não serão moderados, podendo tratar de avisos, convocações, notícias, comunicações relacionadas com o sistema de informação da Instituição, avisos de falecimento e todos os assuntos considerados de interesse institucional. Em relação às demais listas – criadas por setores da Reitoria ou pelos câmpus -, a moderação poderá ser delegada a outros usuários pelo responsável pela lista. “Cabe a cada um estabelecer os critérios para envio de mensagens dessas outras listas, mas orientamos que a questão da abrangência e pertinência da informação seja sempre observada”, explica a diretora de comunicação, Waléria Külkamp Haeming.

Waléria ressalta que a ideia de publicar essa Instrução Normativa não foi para impedir que as mensagens não cheguem aos servidores, mas sim para qualificar as informações. “Uma vez que as listas de e-mails são canais de comunicação institucionais, os servidores precisam ter a clareza do tipo de informação a ser enviada para cada público, pois, dessa forma, ao receber a mensagem, os demais colegas saberão que é algo importante e que deve ser lido”, destaca.

O que muda na prática

– Criação de listas: Servidores que quiserem criar uma lista de e-mail institucional devem fazer a solicitação pelo e-mail suporte.reitoria@ifsc.edu.br. No pedido deve-se informar o nome desejado para a lista, os endereços eletrônicos das pessoas que a comporão, se sua existência terá prazo indeterminado ou, caso contrário, a data em que a lista poderá ser excluída.

– Envio para listas todos@listas.ifsc.edu.br, todos.docente@listas.ifsc.edu.br e todos.tae@listas.edu.br: Qualquer servidor pode enviar e-mail para essas listas, mas a mensagem será moderada pela Dircom conforme critérios estabelecidos pela IN.

– Arquivos anexados: As mensagens das listas todos@, todos.tae@ e todos.docente@ somente poderão conter arquivos anexados cujo tamanho total não ultrapasse 100Kbytes. Para as demais listas, o tamanho total dos anexos não poderá ultrapassar 500Kbytes.

– Sufixos de acordo com o local de trabalho: As listas da Reitoria terão como sufixo “.reitoria”, e “.sigla-do-câmpus” para as listas dos câmpus. Quando se tratar de listas sistêmicas, envolvendo servidores de diferentes lotações, não é preciso adicionar sufixo.

– Grupos institucionalizados: As listas criadas para atender comissões, comitês ou grupos de trabalho deverão seguir a nomenclatura: comissao.nome@, comite.nome@, gt.nome@. Caso o grupo seja de apenas um local de lotação (Reitoria ou apenas um câmpus), deverá ser adicionado ao final o sufixo”.reitoria”ou “.sigla-do-câmpus”. A criação dessas listas também devem ser solicitadas pelo email suporte.reitoria@ifsc.edu.br.

Boas práticas

Ninguém gosta de abrir sua conta de e-mail e verificar que recebeu diversas mensagens que não são do seu interesse. Isso faz com que percamos tempo deletando as mensagens e faz com que o remetente (seja ele um setor ou um servidor) acabe se tornando um “spam” perante os demais servidores – que, com o tempo, podem deixar de ler seus e-mails por pré-julgarem que não irá lhes interessar. Com isso, mensagens importantes podem deixar de serem lidas no meio de outras não tão relevantes e isso pode gerar uma falha de comunicação e prejudicar algum processo organizacional.

A fim de evitar excessos desnecessários nas caixas de entradas dos seus colegas de trabalho, confira algumas práticas que podem ser adotadas:

– Não envie a mesma mensagem para diversas listas, principalmente quando as mesmas pessoas de uma lista já integram outra para a qual a mensagem foi enviada anteriormente. Por exemplo: se uma mensagem foi enviada ao e-mail todos@listas.ifsc.edu.br, isso significa que todos os servidores do IFSC já receberam e, portanto, não há necessidade de enviar novamente para as listas todos.câmpus@listas.ifsc.edu.br ou todos.reitoria@listas.ifsc.edu.br ou para qualquer outra lista institucional. Isso só vai gerar duplicidade de envio e sobrecarregará de maneira desnecessária as caixas de e-mail dos seus colegas. Por isso, antes de repassar um e-mail, confira para quem ele já foi enviado.

– Antes de enviar a mensagem, confira se a escrita está correta e se a mesma possui uma assinatura com nome e contatos para que interessados possam te retornar se for o caso.

– Evite enviar arquivos anexados muito pesados para listas, pois sobrecarrega o sistema de e-mails do IFSC.

– Antes de enviar a mensagem para uma lista, pense se o conteúdo interessa àquelas pessoas – tanto em termos de pertinência como de abrangência. Por exemplo: Não adianta mandar um e-mail para um grupo de Florianópolis sobre um evento que ocorrerá no dia seguinte em São Miguel do Oeste (abrangência). Também não há necessidade de enviar uma mensagem sobre um prêmio destinado a funcionários da área privada para servidores do IFSC que não poderão participar (pertinência). Coloque-se no lugar do outro: eu gostaria de receber essa mensagem? Essa mensagem é útil para mim como servidor do IFSC?

Para mais informações, clique aqui e leia a  IN 03/2014/ GABINETE DA REITORA na íntegra.