O lançamento do Integra – Campanha de Sensibilização da Implantação dos Sistemas Integrados do IFSC é um dos eventos que marcam as comemorações pelo Dia do Servidor Público na Reitoria, na próxima sexta, dia 31. O evento começa às 14h e vai ser transmitido no canal da IFSCTV no YouTube (www.youtube.com/ifsccomunicacao).

O Integra tem como objetivo facilitar a implantação dos Sistemas Integrados de Gestão (SIG) do IFSC, que reúnem diversos sistemas em uma plataforma única, facilitando o acesso à informação e agilizando os processos da instituição. A implantação do SIG começou em agosto de 2013 e vai durar três anos e meio.

O Integra possui um site, onde são colocadas informações sobre a implantação do SIG, como cronograma, tutoriais e vídeos de treinamento, notícias e a descrição dos módulos e subsistemas que o compõem. O objetivo é familiarizar os servidores e alunos da instituição com o SIG e facilitar a sua utilização pela comunidade acadêmica.

O site do Integra foi desenvolvido em conjunto entre as diretorias de Comunicação (Dircom) e de Tecnologias da Informação e da Comunicação (DTIC). “Ele é um canal importante de comunicação com o público usuário do SIG, pois vai reunir todas as informações necessárias para que ele compreenda o sistema”, explica a diretora de Comunicação, Waléria Kulkamp Haeming. O diretor da DTIC, Emerson Ribeiro de Mello, também acredita que ter esse espaço vai ajudar os servidores e alunos a entender e atualizar-se sobre o sistema. “Todos vão poder ver o que está sendo feito e qual o caminho percorrido para chegar até a implantação de cada módulo.”

A reitora Maria Clara Kaschny Schneider avalia que o Integra é importante para que os servidores estejam envolvidos e adaptem-se para que o SIG funcione. O novo sistema deve trazer mais agilidade, segurança e transparência para o trabalho desenvolvido no IFSC, na opinião da reitora. “O IFSC prega a inovação e, por isso, precisa inovar seu processos para atender melhor a comunidade. O SIG vai trazer melhorias para os nossos docentes, técnicos administrativos e alunos.”

O SIG é dividido em quatro sistemas, que, por sua vez, dividem-se em módulos. A ordem de implantação dos módulos seguiu requisitos tecnológicos e indicação dos diversos setores do IFSC, por meio do Comitê de Tecnologia da Informação. Para cada módulo, há um responsável do setor ao qual ele diz respeito, que interage com a Diretoria de Tecnologias da Informação e da Comunicação (DTIC). O responsável pelo módulo envolve seus pares para a capacitação e conscientização. Por fim, a DTIC interage com uma empresa contratada para que ela faça a implantação e manutenção do SIG.

Mariana Veiga, da Diretoria de Gestão de Pessoas, é usuária do módulo Processos do SIG e avalia que o sistema trouxe economia de tempo e facilidade de acompanhar o andamento dos processos

Alguns módulos já estão em funcionamento. Entre eles, o de Processos. Usuária do módulo desde agosto, a administradora Mariana Feminella Veiga, da Diretoria de Gestão de Pessoas (DGP), conta que os principais benefícios que ele trouxe estão a economia de tempo e de recursos e a facilidade de acompanhar a tramitação dos processos.

Mariana trabalha com análise de pedidos de retribuição por titulação, incentivo à qualificação, progressão por capacitação profissional, aceleração da promoção e afastamento do País quando envolve capacitação. Anteriormente, todos esses processos tramitavam fisicamente, com envio de papeis dos câmpus para a Reitoria (e vice-versa) por malote. Os malotes da Reitoria para os câmpus, por exemplo, só saem duas vezes por semana (às terças e quintas) e têm seu custo conforme o peso das correspondências.

Hoje, com o SIG, a tramitação dos processos é online e praticamente “em tempo real”, como conta Mariana. “Logo depois que a Coordenadoria de Gestão de Pessoas do câmpus cadastra o processo, eu já posso acessá-lo aqui”, diz. O servidor interessado pode acompanhar a tramitação do processo o que, de acordo com a administradora, diminuiu a ansiedade dos servidores. “Antes, eles ligavam ou mandavam e-mail várias vezes para saber sobre o processo. Agora eles ficam informados sobre o andamento diretamente no sistema.”

A mudança, claro, exige adaptações. “A gente vai usando e aperfeiçoando o modo de fazer as análises. Tem que se acostumar com uma nova forma de trabalhar no início”, comenta Mariana.

Fotografias

Cada servidor vai ter um perfil com foto no SIG. Por isso, os servidores da Reitoria devem tirar suas fotos no dia 31, das 11h às 14h, em um espaço que vai ser montado pela Coordenadoria de Jornalismo no hall de entrada do prédio. As fotos tiradas serão do ombro para cima, semelhantes às usadas em documentos oficiais, como cédula de identidade e carteira de motorista. Os câmpus também devem organizar sessões de fotos com seus servidores.