Entrou em funcionamento na segunda-feira, dia 1º, o Módulo Ouvidoria do Sistema Integrado de Gestão (SIG) do IFSC, destinado a ser um canal de comunicação entre a instituição, seus alunos, servidores e comunidade externa. Todas as manifestações – denúncias, reclamações, elogios, entre outros – enviadas à Ouvidoria Geral do IFSC a partir de agora serão registradas em um sistema online. O link para acessá-lo está na página da Ouvidoria Geral no portal do IFSC.

O sistema vai facilitar o acompanhamento do trâmite das manifestações e a geração de estatísticas sobre as demandas que a Ouvidoria Geral recebe. “Para a transparência dos dados, vai ser muito melhor”, avalia a ouvidora-geral do IFSC, Adriana Braga Gomes. Anteriormente, ela recebia as manifestações por e-mail, acompanhava o andamento e fazia as estatísticas e relatórios sobre tipos de manifestação por meio de uma planilha eletrônica. Agora, todas essas informações serão registradas pelo sistema.

Na página da Ouvidoria Geral, há dois links para contato com o setor: um para servidores (que possuem login e senha no SIG) e outro para alunos e comunidade externa. O formulário de envio da manifestação é quase igual em ambos os casos, com a diferença de que o servidor não precisa informar seus dados de contato (nome e e-mail), pois essas informações já estão em seu cadastro no SIG. No formulário, o manifestante pode escolher o tipo de mensagem que deseja enviar (agradecimento, elogio, pedido de informação, solicitação, denúncia ou reclamação) e descrever a situação sobre a qual quer se manifestar.

As manifestações recebidas são encaminhadas pela Ouvidoria Geral aos setores que têm competência para respondê-las. Todos os manifestantes, inclusive servidores, podem pedir sigilo de seu nome e contato no formulário. Ou seja, o setor que for o responsável pela resposta não vai saber quem enviou a manifestação – apenas a Ouvidoria Geral terá a informação do contato do manifestante, pois ela precisará enviar a resposta por e-mail.

Todos os que registrarem manifestação vão receber um número de protocolo para acompanhar o trâmite dela. O IFSC adota sete dias úteis como prazo para que as demandas que chegam à Ouvidoria Geral sejam respondidas. Os manifestantes também podem receber, caso a Ouvidoria Geral ou o setor responsável pela resposta precisem de mais informações, uma senha para acessar novamente o sistema e cadastrar um esclarecimento sobre sua mensagem.

Na página do Integra, portal para implantação dos sistemas integrados do IFSC, há tutoriais que explicam como usar o sistema. Na página da Ouvidoria Geral, há orientações sobre os tipos de manifestações que podem ser feitas e como a Ouvidoria Geral atua.

Atendimento por e-mail, telefone ou presencial

Qualquer pessoa pode falar com a Ouvidoria Geral também por e-mail (ouvidoria@ifsc.edu.br), por telefone (48 3877-9082) ou pessoalmente (na sala 31B da Reitoria do IFSC, localizada na Rua 14 de Julho, 150, bairro Coqueiros, em Florianópolis, das 8h às 12h e das 13h às 17h). No entanto, todas as manifestações devem ser registradas no sistema online para ter andamento e chegar aos setores competentes. “A pessoa pode mandar e-mail, ligar ou vir à Ouvidoria Geral que orientamos sobre como registrar a manifestação”, explica Adriana.