Servidores da Reitoria conheceram nesta sexta-feira (30) o Programa de Gestão Documental do IFSC que está sendo coordenado pela Diretoria de Gestão do Conhecimento por meio de um grupo de trabalho composto por oito servidores. “Um dos objetivos estratégicos do PDI é disponibilizar dados, informação e conhecimento, e para viabilizar isso é preciso que tenhamos implantado um sistema de gestão de todos os documentos produzidos na instituição diariamente”, justificou a diretora de Gestão do Conhecimento, Silvana Ferreira Pinheiro e Silva.

A arquivista Sandra Messa da Silva apresentou as principais diretrizes do projeto e explicou em linhas gerais os critérios técnicos para catalogação da documentação. Atualmente, os documentos da Reitoria são arquivados de forma pouco adequada no sótão do prédio, além de alguns setores disporem de arquivos individuais. Segundo explicou, a ideia é padronizar a identificação de todos os documentos, de acordo com códigos de classificação, de modo a organizar os arquivos e facilitar a localização de documentos, quando necessário.

Na primeira etapa do processo, que terá início em março, o grupo de trabalho vai coletar informações sobre a produção de documentos nos diversos setores da Reitoria, analisar os dados coletados e elaborar a lista de tipos/espécies documentais produzidas, com aplicação dos códigos de classificação. Materiais já existentes que estejam deteriorados ou sem uso serão descartados.

Sandra explicou também que o trabalho terá início com a organização de documentos atuais e, gradativamente, vai abranger documentos antigos. Para o trabalho foram identificados fundos fechados, que são os conjuntos de documentos das naturezas jurídicas anteriores da instituição (desde Escola de Aprendizes Artífices até Cefet-SC), e um fundo aberto, que ainda gera documentos novos – o IFSC.

A diretora de Gestão do Conhecimento, Silvana Ferreira Pinheiro e Silva, acrescentou que o Programa de Gestão Documental foi concebido para ser implementado em toda a instituição, com a estruturação de um arquivo permanente central e a manutenção de estruturas de gestão nos câmpus. A equipe fará visitas aos setores de arquivo dos câmpus mais antigos, como Florianópolis e São José, para conhecer a forma com que os documentos são organizados nesses locais.

Presente na abertura da reunião, a reitora Maria Clara Kaschny Schneider ressaltou que a perspectiva é que o arquivo central do IFSC seja implantado no prédio a ser construído no terreno obtido no final de 2014 na BR-101, em São José. Além do arquivo, a nova estrutura deve abrigar também o Centro de Referência em Formação e EaD (Cerfead), o datacenter e o almoxarifado.