Depois de pouco mais de um ano trabalhando com o sistema integrado de gestão (SIG), a ouvidora-geral do IFSC, Adriana Braga Gomes, considera que o sistema trouxe maior organização e agilidade nas respostas dadas pelo setor.

A organização melhorou pois, antes de usar o SIG, Adriana recebia as manifestações destinadas à Ouvidoria Geral do IFSC por e-mail e fazia o controle sobre o que precisava responder em uma planilha eletrônica. Hoje o registro das mensagens é feito pelo sistema, que envia automaticamente um e-mail para o setor responsável pela resposta (a própria Ouvidoria Geral ou outro que ela designar) quando o prazo estiver terminando, aumentando a agilidade do retorno aos manifestantes. “O que mais melhorou foi o controle. Antes, às vezes, acontecia de a mensagem perder-se entre tantos e-mails”, comenta.

O módulo Ouvidoria pertence ao Sistema Integrado de Gestão de Atividades Administrativas (Sigaa) e, segundo a ouvidora-geral, facilitou a compreensão dos usuários sobre o funcionamento do setor. Antes do SIG, ela recebia até currículos de pessoas interessadas em trabalhar no IFSC, um tipo de mensagem que não tem a ver com o trabalho de ouvidoria.

Um dos resultados do melhor entendimento é que, enquanto a Ouvidoria Geral recebeu cerca de 1,9 mil manifestações entre 2013 e 2014, esse número caiu para 1.108 entre 1º de dezembro de 2014, quando começou o trabalho com o sistema, e dezembro de 2015. O motivo para isso, segundo Adriana, foi que, com o SIG, os usuários enviam apenas mensagens relativas à ouvidoria. “As pessoas agora têm clareza sobre para quem estão enviando a mensagem”, diz a ouvidora.

O registro das manifestações recebidas no sistema aumenta a transparência do trabalho da ouvidoria, pois facilita a geração de relatórios para as auditorias interna e externas. Em um ano de uso, Adriana já promoveu mudanças, como a possibilidade de enviar anexos nas mensagens, o que não existia no início do sistema.

Podem contatar a Ouvidoria Geral do IFSC via módulo Ouvidoria do Sigaa tanto servidores do IFSC como alunos e comunidade em geral.