Mesmo em tempos de isolamento social e atividades presenciais suspensas, nas últimas semanas o setor de Protocolo da Reitoria tem trabalhado e se organizado para manter as atividades de correios e malotes. Devido a necessidade de despacho dos documentos e processos em um fluxo semanal para manter o funcionamento da instituição, o setor se prepara para a retomada das atividades quando for possível flexibilizar a quarentena em razão do Covid-19.

Preparar um protocolo de segurança para manuseio de documentos pelos servidores, com adoção de protocolos de saúde estabelecidos pela Coordenadoria de Atenção à Saúde, com fornecimento de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) suficientes para diminuir riscos aos servidores, e considerando as recomendações do SIASS fazem parte do plano de ação do setor para manter o fluxo de processos da Instituição.

Dentre outras determinações do planejamento está a produção de documentos que obrigatoriamente serão enviados em via física por correio ou malote. Eles deverão ser entregues até sexta-feira, e serão despachados na quarta-feira seguinte. Também foi estabelecido que os setores deverão entregar os documentos para o Protocolo da Reitoria na sexta-feira. Eles não devem ser entregues entre segunda ou quarta-feira, dias nos quais o setor trabalhará no processamento da documentação externa recebida e encaminhará para os devidos destinatários. Os documentos serão encaminhados às quartas-feiras para os destinos (correios ou malote).

O plano de ação prevê ainda a implantação dos meios de processos e documentos eletrônicos, protocolo on-line via SEI, reduzindo a necessidade de documentos em suporte física e a demanda presencial dos servidores.