A Coordenadoria de Processos e Riscos (CProc) e a Diretoria de Gestão do Conhecimento (DGC) lançaram o Guia de Práticas de Gestão de Conhecimento do IFSC, disponível na intranet.

Conheça os principais desafios que nortearam a elaboração do documento em texto publicado pela equipe técnica:

Apresentação do Guia de Práticas de Gestão do Conhecimento do IFSC

Durante a realização do ciclo 2022 de gerenciamento dos riscos, em cumprimento à Política de Governança, Integridade, Riscos e Controles Internos da Gestão (PGIRC) do IFSC, a Coordenadoria de Processos e Riscos (CProc) e a Diretoria de Gestão do Conhecimento (DGC) realizaram diversas conversas com as diferentes áreas da reitoria. A partir disso, foi possível conhecer melhor a realidade de cada gestor e os principais desafios enfrentados, relacionados à gestão do conhecimento.

Os principais desafios apontados foram:

• Perda do conhecimento por saída de servidor: aposentadoria, remoção, redistribuição ou quando assume uma função (FG, FCC) ou cargo de direção (CD) na sua unidade organizacional, em outra, ou na Reitoria.
• Conhecimento centrado em um único servidor: quando as atividades são realizadas por um único servidor.
• Repasses dos conhecimentos de forma verbal, sem registro: muitas vezes quando um servidor novo chega em um setor é comum que receba as orientações sobre o trabalho de forma verbal, sem que ele esteja registrado em algum documento, passo a passo ou processo.
• Falta de padronização para o desenvolvimento dos processos: um dos motivos da falta de padronização é a falta de registro do conhecimento.
• Dificuldade na continuidade dos serviços quando existe substituição por férias, licenças, trocas de gestão, entre outros: quando o conhecimento está centrado em um único servidor, os processos não estão mapeados e não existem registros de como realizar as referidas atividades.
• Falta de repositório único para centralizar as informações e facilitar a localização.
• Demora para realização dos processos: gerando atraso nos serviços prestados.
• Necessidade de aceleração de aprendizado para novos projetos: em diversas situações são necessárias novas competências aos servidores da instituição, como, por exemplo, para implementação de novos temas, como é o caso da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD. Além de capacitação, outras práticas podem ser agregadas.

Muitas das situações apontadas acima são solucionadas pela Gestão por Processos e pela Gestão por Competências, conforme menciona o Plano de Gestão do Conhecimento do IFSC, publicado em julho deste ano. Porém, nem todo conhecimento de uma área é sobre processos de trabalho, temos conhecimentos específicos de projetos, rede de contatos e relacionamentos, dentre outros. Nesses casos, podemos utilizar outras práticas de Gestão do Conhecimento, sozinhas ou combinadas.

Para essas situações, apresentamos o Guia de Práticas de GC do IFSC com sugestões de práticas de gestão do conhecimento que podem ser aplicadas por todos, no âmbito de suas unidades organizacionais, para ajudar a solucionar problemas e desafios do conhecimento. A expectativa é que este guia seja uma ferramenta valiosa no enfrentamento dos problemas do dia a dia de trabalho.

Conheça mais acessando o Guia de Práticas de Gestão do Conhecimento do IFSC na intranet.

Por CProc e DGC