Nesta semana, servidores da do IFSC que cadastram processos no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) foram convidados para um bate-papo de esclarecimento sobre a orientação técnica nº3/2023 da Diretoria de Gestão de Conhecimento do IFSC (DGC), que trata do preenchimento de campos relacionados à gestão de documentos e à restrição de acesso no Sipac. A ação faz parte dos trabalhos do IFSC para atender ao acórdão 484/2021 do Tribunal de Contas da União (TCU), que tem como objetivo induzir a implementação integral do processo eletrônico e possibilitar a pesquisa pública para que qualquer cidadão possa consultar os processos.

O acórdão foi feito depois que uma auditoria do TCU em 104 instituições federais de ensino (IFES) constatou que 12 ainda não haviam iniciado a implantação do processo administrativo eletrônico. Entre as determinações do Tribunal, estão que as IFES implementem meio eletrônico para a realização de processo administrativo, de modo que os novos autos sejam autuados em formato digital, e adotem as providências para que seja possível a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos. Isso deve ser possível mesmo sem cadastro, autorização ou utilização de login e senha pelo usuário, observada a classificação de informações sob restrição de acesso, nos termos da Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011).

Para auxiliar o IFSC a se adequar ao acórdão 484/2021, foi criado um grupo de trabalho em 2022, sob coordenação da DGC. A diretora de Gestão de Conhecimento, Sabrina Moro Villela Pacheco, explica que foi preciso instalar novas funcionalidades no Sipac relativas à classificação de documentos dentro dos processos. Entre as customizações realizadas, estão a inserção de novos tipos de documentos, a criação do campo Natureza do Documento (Portal Público) e a inserção de hipóteses de sigilo e restrição de acesso o documento. 

Além disso, o GT publicou a orientação técnica nº3, que trata das novas regras para a abertura de processos no Sipac e que deve ser seguida por todos os servidores. De acordo com Sabrina, neste primeiro momento, o IFSC começou a cadastrar os novos processos atendendo ao acórdão. Uma segunda etapa será adaptar o que já estava cadastrado. “Será necessário classificar todos os documentos dos processos que já foram cadastrados no IFSC desde o momento da implantação do Sipac”, conta. 

Para atender ao acórdão de forma plena, o IFSC precisa ter todos os seus processos funcionando em meio puramente eletrônico e todos os seus documentos classificados. “Aos poucos, a instituição vai se adequando às exigências e deixando os seus processos mais transparentes à sociedade como um todo sem perder de vista a proteção dos dados pessoais dos integrantes da nossa comunidade acadêmica”, destaca Sabrina.

Para quem quiser esclarecer dúvidas sobre este assunto, um novo bate-papo será realizado na próxima quarta-feira (17), das 9h às 11h. Servidores interessados podem participar acessando este link do Google Meet.

Um conjunto de capacitações sobre este tema também será feito com diversos setores do IFSC. “Nossa ideia é começar com as DGPs e CGPs”, antecipa a diretora. A data ainda será informada.

Outros questionamentos podem ser encaminhados para o e-mail cgdoc@ifsc.edu.br ou pelo chat institucional sandra.messa@ifsc.edu.br e luciana.nunes@ifsc.edu.br.

Por Marcela Lin | Jornalista do IFSC