O Comitê de Governança Digital do IFSC lançou o Plano de Armazenamento de Arquivos Digitais (Portaria do Reitor 2994/25 de setembro de 2023).

A organização de arquivos digitais contempla o processo de armazenamento, gerenciamento, proteção e compartilhamento de documentos digitais com regras definidas. O documento considera as limitações de armazenamento, o interesse público, os princípios da legalidade, publicidade, eficiência e economicidade, além de apontar diretrizes, normas relativas e recomendações aos arquivos digitais produzidos e armazenados no âmbito do IFSC.

O Plano é formado pela classificação dos tipos de arquivos que podem ser armazenados digitalmente, de qual forma eles são gerados, como são coletados, de que maneira são armazenados nos espaços digitais institucionais e como é feita a cópia de segurança desses arquivos.

São considerados tipos de arquivos digitais as imagens, documentos, áudios, vídeos, além de outros formatos. Para armazenar arquivos digitais, o IFSC disponibilizou, em parceria com a Google, de forma gratuita e limitada, o serviço Google Workspace for Education, contendo diversas funcionalidades e recursos para o público acadêmico.

Para armazenamento de arquivos digitais no âmbito do Google Drive, deve-se seguir a Nota Técnica nº 1 do CGD, referente a utilização da ferramenta “Drives compartilhados” nos setores da instituição. Essa ferramenta permite a definição de controle de acesso e edição de arquivos, além de permitir auditoria e aumento da produtividade, quando utilizada em conjunto com os serviços Documentos, Planilhas, Apresentações e Formulários da Google.

Segundo o Comitê de Governança Digital, é fundamental que todos os usuários tenham consciência de que o espaço de armazenamento não é ilimitado. “Para lidar com esse desafio, é necessário adotar uma abordagem mais seletiva em relação aos arquivos que são armazenados”, destaca o documento.

• Para saber mais e conhecer todas as orientações, acesse o Plano de Armazenamento de Arquivos Digitais do IFSC.

Por Coordenadoria de Jornalismo do IFSC