A partir desta semana a Coordenadoria de Jornalismo começa uma nova série de reportagens especiais: “Por dentro do IFSC”, que irá mostrar como funcionam setores da instituição que muitos servidores não conhecem. A primeira reportagem traz a Unidade de Auditoria Interna (Unai), órgão de apoio à gestão do IFSC e subordinada ao Conselho Superior da instituição que tem o trabalho de avaliar processos e procedimentos internos para proteger a instituição e os seus servidores de possíveis sanções por parte dos órgãos de controle federais.

“Nosso objetivo é prevenir, não punir”. Assim é definido o trabalho da Unai pelo seu auditor chefe, Marcelo Aldair de Souza. “Por isso vamos de campus em campus analisando documentos e procedimentos, sempre de forma a identificar falhas para que possamos corrigi-las antes de sermos questionados, por exemplo, pela CGU [Controladoria Geral da União]”, diz.

Mas não são só falhas que a auditoria interna busca. “Também são registradas nos relatórios de auditoria as boas práticas de gestão que são identificadas junto aos campi e à reitoria”, destaca Marcelo.

Composta também pelos auditores João Clóvis Schmitz (lotado na reitoria e atualmente na função de Ouvidor do IFSC) e Tamara Maria Bordin (lotada no Campus Chapecó), a Unai possui um Plano de Atividades – denominado “PAINT” – que contempla, no mínimo, uma visita anual a cada campus do IFSC e atividades na reitoria. Esse plano é aprovado pelo Conselho Superior e enviado à CGU, a qual também fiscaliza as ações da própria Unai. “Nós também temos que prestar contas das nossas ações, por isso existe esse controle por parte da CGU sobre nossos planejamentos anuais”, afirma João Clóvis.

Apesar de ter suas atribuições definidas no Regimento Geral do IFSC (artigo 25) e de possuir um espaço próprio na intranet, um dos grandes desafios da auditoria interna, segundo o auditor chefe do IFSC, é ser “mais conhecida e menos temida”, tanto nos campi quanto na própria reitoria. “Mesmo que sejamos tão criteriosos quanto a CGU, nosso olhar sobre os processos e documentos do IFSC é diferente, pois é um olhar educativo. Ao visitarmos um campus e identificarmos uma falha na gestão ou em alguma etapa dos processos administrativos, nós alertamos os responsáveis para que essa falha seja corrigida”, destaca Marcelo.

Os resultados de cada auditoria interna realizada pela Unai geram um relatório específico, o qual é publicado na intranet e fica à disposição de todos os servidores da instituição. Nesses relatórios é possível conferir desde as falhas identificadas até as soluções dadas pelo campus para as inconsistências percebidas em auditorias anteriores.

Quando visitam um campus, os auditores do IFSC contam com a colaboração dos servidores e gestores do campus para prepararem o espaço de trabalho e separarem os documentos necessários à condução da auditoria. “Nós avisamos a direção-geral do campus sobre a visita com, no mínimo, um mês de antecedência. O objetivo disso é fazer com que o tempo que nós ficaremos no campus seja melhor aproveitado e nós não tenhamos que gastar o tempo da visita ‘correndo atrás’ de documentos que foram solicitados, pois quanto mais tempo tivermos para auditar, melhor será o trabalho realizado, minimizando possíveis riscos de auditoria externa por área organizacional”, explica o auditor chefe.

Nas visitas aos campi, a auditoria não se prende apenas a documentos e processos administrativos. Podem ser conferido, por exemplo, se todos os carros do campus estão com adesivos de identificação e se as portas dos setores possuem os horários de trabalho dos servidores, como é exigido pela portaria que regulamenta a flexibilização da jornada de trabalho dos técnicos administrativos do IFSC. “Uma vez estávamos em um campus e percebemos que os horários estavam fixados atrás das portas, visíveis somente para quem estava dentro das salas. Esse tipo de equívoco poderia prejudicar não só o campus, mas todos os interessados na flexibilização que ainda está em implantação e precisa ser melhor gerenciada pela instituição”, conta Marcelo.

Para facilitar o processo de auditoria interna no IFSC, a Unai está passando por um processo de reestruturação, com a implantação de representantes regionais em todo o Estado. “Por enquanto temos apenas uma auditora em Chapecó, focada na região Oeste. Mas nosso objetivo é ter auditores também nas regiões Sul e Norte, o que facilitaria a cobertura da estrutura multi-campi da nossa instituição”, afirma.

Conheça os integrantes da Unidade de Auditoria Interna (Unai):

Auditoria Geral

Reitoria do IFSC
Rua 14 de Julho, 150 – Coqueiros – Florianópolis/SC CEP: 88.075-010
(48) 3877-9006 / auditoria@ifsc.edu.br
Auditores: Marcelo Aldair de Souza (Auditor Chefe) e João Clóvis Schmitz (Auditor Interno)

Auditorias Regionais

– Região Oeste
Auditora Interna: Tamara Maria Bordin
Lotação: Campus Chapecó
Campi de Abrangência: Chapecó, Caçador, São Carlos, São Miguel do Oeste e Xanxerê
(49) 3313-1263 / tamara.bordin@ifsc.edu.br

– Região Sul (em implantação)
– Região Norte (em implantação)