Depois de um teste piloto bem-sucedido com as contas da equipe da Diretoria de Tecnologia, Informação e Comunicação (DTIC), a partir desta semana, as contas institucionais dos servidores do IFSC começam a ser migradas para o Google Suite for Education. Isso significa que, ao invés de usar o Zimbra como webmail, a plataforma agora será o Gmail conforme já noticiado no ano passado. A migração será por etapas e os primeiros servidores a terem suas contas migradas até o final deste semana serão os servidores lotados na Reitoria.

De acordo com o analista de Tecnologia da Informação do IFSC, Farleir Luís Minozzo, neste primeiro momento, apenas as contas dos servidores serão migradas. As contas setoriais ainda continuarão no Zimbra uma vez que, para isso, é preciso que as contas institucionais de cada servidor já estejam migradas. “O processo será gradual, então informaremos aos servidores envolvidos conforme o progresso”, explica.

Quando o(a) servidor(a) tiver a sua conta de e-mail migrada, receberá um e-mail avisando sobre isso em sua caixa do Zimbra e deverá seguir as instruções enviadas pela DTIC. Durante esse processo, o Google pode solicitar o cadastro de um telefone e fica a critério do(a) servidor(a) fornecer este número.

A partir do momento que a conta institucional for migrada, o recurso de importação de conta dentro do Gmail pessoal, utilizado por alguns servidores, não irá mais funcionar.

Novo acesso

Depois que tiver sua conta migrada, ao invés de acessar sua conta institucional pelo endereço webmail.ifsc.edu.br, o(a) servidor(a) deverá acessar gmail.com. No campo do login, deverá escrever seu endereço completo de e-mail do IFSC – por exemplo, seulogin@ifsc.edu.br. A senha é a mesma da intranet e- caso seja necessário alterar – é preciso que seja feita acessando a Intranet do IFSC.

As pastas criadas no Zimbra para organizar os e-mails, no Gmail, viram marcadores. Já os marcadores criados no Zimbra, no Gmail, não são mantidos. “Nossa orientação é que, quem desejar manter a organização, transforme marcadores em pastas no Zimbra”, diz Farleir.

Outra orientação da DTIC é que os servidores não apaguem nenhum e-mail de suas contas já que, por utilizar o Google Apps for Education, o IFSC tem direito a oferecer uma capacidade de armazenamento ilimitada aos seus servidores. “Recomendamos utilizar o recurso de ‘arquivar’ e-mail e não deletar nenhuma mensagem”, afirma o analista de TI. A partir da mudança para Gmail, o backup das mensagens funcionará pelo prazo da plataforma de até 25 dias, após a exclusão permanente das mensagens na lixeira.

Ao acessar a conta no Gmail pela primeira vez, os servidores devem configurar suas assinaturas de e-mail de acordo com o padrão institucional definido no Manual de Atendimento ao Público (pg 15). Veja aqui como configurar a sua assinatura no Gmail.

De Agenda Zimbra para Agenda Google

No caso dos professores lotados na Reitoria, além da migração da conta de e-mail, pode ser feita a conexão da agenda Zimbra com a agenda do Google – o que, posteriormente, poderá ser feito pelos demais docentes. A DTIC elaborou um tutorial para auxiliar nessa mudança que deve ser consultado aqui pelos docentes.

Migração das contas dos câmpus

O planejamento da DTIC é, nas próximas semanas, fazer a migração das contas de e-mail dos servidores dos câmpus por região. O Câmpus Florianópolis-Continente será o primeiro câmpus a ter os e-mails migrados (veja aqui). A intenção é que até meados de abril todas as contas sejam migradas, mas o processo depende do Google também. “A velocidade da migração depende do Gmail e não só do IFSC, por isso, o prazo de conclusão é uma expectativa”, alerta Farleir.

A DTIC avisará os servidores sobre o início do processo de migração a cada etapa por meio do envio de um e-mail para a conta de cada servidor(a). Em caso de dúvidas sobre questões de segurança, antes de qualquer ação, os servidores devem procurar orientações da equipe de TI local de sua unidade.

Outros serviços

Outros serviços também estão disponíveis – como Chat e Google Meeting – e já podem ser utilizados pelos servidores. Apesar de poderem utilizar o Google Drive, os servidores devem continuar salvando os arquivos em formatos abertos – como o ODT e ODS, que é o recomendado pelo Governo Federal.

Por Marcela Lin | Jornalista