Diante da pandemia do coronavírus e da Portaria n° 1178 do IFSC, que estabeleceu que a jornada de trabalho dos servidores deve ser cumprida de casa conforme orientação de isolamento social, a Diretoria de Tecnologia, Informação e Comunicação (DTIC) decidiu antecipar o acesso às ferramentas do Google para todos os servidores ainda nesta semana, uma vez que a medida facilitará a realização das atividades de forma on-line. Na semana passada, todos os servidores da Reitoria tiveram suas contas institucionais de e-mail migradas para o Google Suite for Education. Isso significa que, ao invés de usar o Zimbra como webmail, a plataforma passou a ser o Gmail. Nesta semana, o Câmpus Florianópolis-Continente foi escolhido para ser o primeiro câmpus a ter a migração.

Entre as ferramentas que a Google disponibiliza e que poderão ser usadas a partir da conta institucional no Gmail, estão o Google Chat (bate-papo) e o Google Meet, que permite fazer e gravar videochamadas com várias pessoas ao mesmo tempo, permitindo, por exemplo, que as reuniões até então presenciais sejam feitas remotamente neste momento.

Além disso, há o Google Drive que funciona como um armazenamento e compartilhamento de arquivos em texto, planilhas, apresentações e imagens. A ferramenta permite o trabalho colaborativo a distância.  A capacidade de armazenamento é ilimitada para todos os servidores do IFSC já que a instituição utiliza o Google Apps for Education.

Como acessar

Para acessar as ferramentas do Google, no campo do login do serviço – como Google Drive, Google Chat ou Google Meet -, o(a) servidor(a) deverá escrever seu endereço completo de e-mail do IFSC -> seulogin@ifsc.edu.br. A senha é a mesma da intranet e- caso seja necessário alterar – é preciso que seja feita acessando a Intranet do IFSC.

Webmail ainda é Zimbra

A migração das contas institucionais dos servidores dos câmpus do Zimbra para o Gmail será feita em etapas. Com exceção dos servidores da Reitoria que já estão com o webmail no Gmail, os demais devem continuar usando o Zimbra até receberem um e-mail da DTIC avisando que a conta foi migrada.

Como o acesso às ferramentas do Google foram liberadas para todos os servidores e considerando que a migração das contas está em andamento, é possível que algum(a) servidor(a) já visualize mensagens na conta do Gmail, mas isso não quer dizer que sua conta foi migrada. “Enquanto o servidor não receber um e-mail nosso indicando a migração para o Gmail, deve continuar utilizando o Zimbra para enviar e receber e-mails”, destaca o analista de Tecnologia da Informação do IFSC, Farleir Luís Minozzo.

Migração das contas de e-mail

Segundo a DTIC, as contas de e-mails dos servidores dos câmpus serão migradas aos poucos. As contas setoriais ainda continuarão no Zimbra uma vez que, para isso, é preciso que as contas institucionais de cada servidor já estejam migradas. “O processo será gradual, então informaremos aos servidores envolvidos conforme o progresso”, explica Farleir.

Quando o(a) servidor(a) tiver a sua conta de e-mail migrada, receberá um e-mail avisando sobre isso em sua caixa do Zimbra e deverá seguir as instruções enviadas pela DTIC. Durante esse processo, o Google pode solicitar o cadastro de um telefone e fica a critério do(a) servidor(a) fornecer este número.

A partir do momento que a conta institucional for migrada, o recurso de importação de conta dentro do Gmail pessoal, utilizado por alguns servidores, não irá mais funcionar.

Ao acessar a conta no Gmail pela primeira vez, os servidores devem configurar suas assinaturas de e-mail de acordo com o padrão institucional definido no Manual de Atendimento ao Público (pg 15). Veja aqui como configurar a sua assinatura no Gmail.

De Agenda Zimbra para Agenda Google

No caso dos professores, além da migração da conta de e-mail, pode ser feita a conexão da agenda Zimbra com a agenda do Google. A DTIC elaborou um tutorial para auxiliar nessa mudança que deve ser consultado aqui pelos docentes. Fica a critério do professor usar a Agenda Zimbra ou a Agenda Google.

Dúvidas

Em caso de dúvidas sobre questões de segurança, antes de qualquer ação, os servidores devem procurar orientações da equipe de TI local de sua unidade pelo e-mail do setor ou podem enviar e-mail para suporte.ti@ifsc.edu.br.

Por Marcela Lin | Jornalista