Desde março de 2020, com o distanciamento social e o trabalho remoto implantados em decorrência da pandemia de Covid-19, exigiram o uso de ferramentas de comunicação on-line por servidores, tanto na comunicação interna quanto com alunos e o público externo. Com a implantação do Programa de Gestão, que institucionaliza o teletrabalho no IFSC, é importante estar atento às melhores práticas de interação. 

Assim, a Coordenadoria de Governança de TI (CGovTI) da Diretoria de Tecnologia em Informação e Comunicação (DTIC) dá algumas dicas sobre a utilização dos chats institucionais, as características e dicas de uso de cada um:

• Google Chat: Atualmente, o IFSC utiliza o Google Suite como ferramenta oficial, pois está incorporada com e-mail e armazena as conversas diretamente no repositório institucional, com acesso de alunos e de servidores mediante a mesma senha do SIG.
• Microsoft Teams: Pode ser utilizado somente mediante autocadastro no Office 365 gratuito para Educação (veja as instruções no site do IFSC). Até o momento não temos integração de acesso na versão educacional com as senhas do SIG.
• WhatsApp Business: geralmente vinculado a ramais de telefones fixos do IFSC ou a celulares institucionais contratados mediante pregão, tem sido utilizado como ferramenta de comunicação externa e seu uso é regulamentado pela Portaria do Reitor N° 788, de 12 de março de 2021, conforme manuais da Diretoria de Comunicação (Dircom) disponíveis na Intranet.

Boas práticas no uso de chats:

Durante a pandemia, algumas técnicas de comunicação assíncrona foram utilizadas, dentre elas pode-se destacar a:

• Capacidade de síntese (para reduzir notificações e respostas síncronas);
• Linguagem simples (especialmente ao lidar com público externo);
• Linguagem não violenta/agressiva, sempre com cordialidade e respeito;
• Configuração e apresentação conforme os Manuais da Dircom para atendimento ao público externo.

Configurações úteis em chats:

Chats pressupõem uma comunicação mais rápida e portanto não costumam suportar agendamentos de envio de mensagens, como é possível por meio de e-mail. 

Algumas ferramentas de comunicação informam o horário e local de expediente do interlocutor, dizendo se ele está ausente e eventualmente o local de trabalho (casa ou escritório). 

Por meio do endereço calendar.google.com é possível incluir estas informações:

No Google Chat é possível definir uma faixa de horários com o modo “Não perturbe”. Para isso, acesse chat.google.com, clique na engrenagem no canto superior direito e configure os horários:

Exemplo de comunicação síncrona:

Exemplo de comunicação assíncrona:

Essas são algumas dicas sobre como utilizar da melhor forma possível as opções de comunicação disponibilizadas pela instituição, especialmente para os servidores em regime de teletrabalho. 

Veja matéria publicada no Link Digital em 2020, durante a pandemia de Convid-19, em que a psicóloga do Câmpus Chapecó Marta Elisa Bringuenti dá dicas sobre como utilizar de forma mais adequada as ferramentas de comunicação institucional.

Por Coordenadoria de Jornalismo do IFSC